Datenschutzhinweise

1. Allgemeine Informationen

a) Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Die Veranstaltungswebseite und das damit verbundene Veranstaltungsmanagement ist ein gemeinsames Projekt mit einer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortung der nachfolgend genannten Unternehmen. Es handelt sich um eine gemeinsame Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO. Zwischen beiden Partnern wurde ein Datenschutzvertrag gemäß Art. 26 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgeschlossen.

Die gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen sind:
SMARVIS GmbH
In der Hochstedter Ecke 2
99098 Erfurt
Tel.: +49 361 26 280-271
E-Mail: info@smarivis.com

TMZ Thüringer Mess- und Zählerwesen Service GmbH
Robert-Bosch-Ring 19
98693 Ilmenau
Tel: +49 361 652 3160
E-Mail: vertrieb@tmz-gmbh.de

b) Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die Datenschutzbeauftragten der gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden:
SMARVIS GmbH: datenschutz@smarvis.com
TMZ Thüringer Mess- und Zählerwesen Service GmbH: datenschutz@tmz-gmbh.de

c) Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO stützen, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Interessen für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.
Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie als betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

d) Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt. Sollte in besonderen Fällen eine solche Übermittlung stattfinden, werden wir Sie darüber gesondert informieren.

e) Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeiten. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 900455
99107 Erfurt
Tel.: +49 (361) 57-3112900
Fax: +49 (361) 57-3112904
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

f) Löschung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die untenstehend beschriebenen Zwecke. Ihre Daten werden erstmals ab dem Zeitpunkt der Erhebung, soweit Sie oder ein Dritter uns diese mitteilen, verarbeitet. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung entfallen ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Eine weitergehende Verarbeitung der Daten ist auch zulässig, wenn Sie in diese Speicherung eingewilligt haben (z. B. werbliche Ansprache) und Sie diese Einwilligung nicht widerrufen haben. Konkretisierende Erläuterungen zur Löschung finden sich bedarfsweise in den einzelnen Funktions- und Zweckbeschreibungen (ab Ziffer 2.).

g) Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, insbesondere vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dennoch können im Einzelfall internetbasierte Datenübertragungen Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein lückenloser Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es Ihnen frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch oder verschlüsselt per E-Mail, an uns zu übermitteln.

h) Schutz des E-Mail-Verkehrs

Auf dieser Website werden E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern zur Verfügung gestellt. Es kann auch sein, dass Sie uns Ihre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme zur Verfügung gestellt oder dass Sie unsere E-Mail-Adressen von einem Dritten (z.B. Dienstleister) erhalten haben. Für ein Mindestmaß an Sicherheit bei der Übermittlung von Informationen per E-Mail unterstützen wir den aktuellen TLS-Standard. Bitte stellen Sie sicher, dass auch Ihr E-Mail-Provider diesen Standard in der aktuellen Version unterstützt.

2. Informationen für Webseitenbesucher*innen

a) Hosting der Website

Die Veranstaltungswebseite wird im Rechenzentrum der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG gehostet. Die Bereitstellung der Website erfolgt im Auftrag der Smarvis GmbH; es wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Die Webseite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Adresszeile des Browsers an „https://“ und an dem Schloss-Symbol.

b) Nutzungsdaten und Logfiles

Beim Aufruf und rein informatorischer Nutzung unserer Webseite erheben wir technisch erforderliche personenbezogenen Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Die folgenden Informationen werden temporär und anonymisiert in einem Protokolldatensatz (sog. Server-Logfiles) in unseren Systemen gespeichert. Dieser besteht aus:
• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Version von Browser und Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

Die vorübergehende Speicherung der Daten erfolgt zu dem Zweck, unsere Webseite bereitzustellen und um die Stabilität und Sicherheit der Verbindung zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die zuvor genannten Zwecke zu erfüllen. Die Server-Logfiles sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen, d.h. ohne die Verarbeitung dieser Daten wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Server-Logfiles zu widersprechen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall.

c) Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Webseite verwendet keine Cookies.

3. Informationen für Veranstaltungsteilnehmer*innen

a) Anmeldung per Kontaktformular

Folgende personenbezogene Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung über das Kontaktformular durch uns verarbeitet:

  • Name des Unternehmens
  • Vor- und Nachname
  • Position im Unternehmen
  • dienstliche E-Mail-Adresse
  • dienstliche Telefonnummer
  • Anschrift des Unternehmens

b) Anmeldung per E-Mail

Wenn Sie sich per E-Mail für eine Veranstaltung anmelden (z.B. über nadine.tusche@smarvis.com und vertrieb@tmz-gmbh.de), werden wir folgende Daten verarbeiten:

  • Ihre dienstliche E-Mail-Adresse
  • Informationen, die im Inhalt oder Ihrer Signatur stehen (z. B. Ihre Position und Kontaktdaten)
  • Datum, Uhrzeit, Größe der E-Mail

Hinsichtlich der Sicherheit der E-Mail-Kommunikation verweisen wir auf Punkt 1. h) dieser Erklärung.

c) Nutzung der personenbezogenen Daten

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung,
  • um künftige Veranstaltungen zu planen und Sie hierzu einladen zu können,
  • um Zufriedenheitsumfragen durchführen zu können,
  • um Ihnen Produktinformationen zusenden zu können.

Wenn Sie sich über das Kontaktformular zu einer Veranstaltung anmelden, werden Ihre Daten per E-Mail an die Smarvis GmbH und die TMZ GmbH weitergeleitet, da beide Unternehmen für das Teilnehmermanagement verantwortlich sind.
Wenn Sie sich per E-Mail zu einer Veranstaltung anmelden, werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch auf den E-Mail-Servern der Smarvis GmbH und der TMZ GmbH gespeichert.
Sofern Sie Ihre Zustimmung zum Direktmarketing erteilt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten in die jeweiligen ERP-Systeme der Veranstaltungsinitiatoren übermittelt und dort entsprechend Ihrer Einwilligung zu Marketingzwecken weiterverarbeitet.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben und somit freiwillig. Ohne Angabe der in der Anmeldung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht bearbeiten.

d) Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung unserer oben beschriebenen Aufgaben.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck, zukünftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu planen, Sie hierzu einzuladen, Zufriedenheitsumfragen durchzuführen und Ihnen Produktinformationen zusenden zu können, ist bei elektronischer Kontaktaufnahme Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO). Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die Kontaktaufnahme unter Nutzung der von Ihnen optional bereitgestellten Adressdaten zu den in Absatz 2 beschriebenen Zwecken stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit formlos per E-Mail widersprechen.

e) Speicherdauer

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten – bleiben unberührt. Daten, die wir entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

f) Empfänger der Daten

Innerhalb der TMZ und der Smarvis erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke brauchen. Das gilt auch für von uns sorgfältig ausgewählte, qualifizierte und eingesetzte Dienstleister sowie Erfüllungsgehilfen. Personenbezogene Daten werden von uns an Dritte und sonstige Empfänger nur übermittelt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist, Sie zuvor darin eingewilligt haben oder wenn dies rechtlich verpflichtend ist. Zu den Empfängern von Daten können u.a. gehören:

  • Telekommunikations-(TK)- und IT-Systemdienstleister zum Betrieb der TK- und IT-Systeme sowie Hosting der Website,
  • Druck- und Postdienstleister,
  • Fotografen (Veranstaltungsdokumentation),
  • Versicherungen, Versicherungsmakler und Sachverständige zur Prüfung und Regulierung von Schäden, Rechtsanwälte zur Prüfung und Geltendmachung etwaiger Ansprüche,
  • Wirtschaftsprüfer und Auditoren,
  • öffentliche Stellen, z.B. Aufsichtsbehörden.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur statt, wenn entweder für das jeweilige Land ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission existiert oder wenn andere angemessene Datenschutzgarantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) bestehen. Eine solche Übermittlung ist auch dann zulässig, wenn ein Ausnahmetatbestand erfüllt ist, insbesondere wenn Sie in die Übermittlung in ein solches Land entsprechend den gesetzlichen Vorgaben eingewilligt haben (siehe insbesondere Art. 49 DSGVO).

4. Aktualität und Änderungen

Im Falle von inhaltlichen oder veränderten gesetzlichen Anforderungen behalten sich die Verantwortlichen vor, die Datenschutzerklärung nach Bedarf anzupassen.
Stand: Mai 2021